Veja 6 ideias para o controle de pagamentos e recebimentos do seu consultório!

Postado em 29 de dezembro de 2021

Todo consultório precisa de organização financeira — assim como qualquer empresa. Nesse sentido, o controle de pagamentos e recebimentos é fundamental para a gestão e a conciliação das contas.

Com o intuito de ajudar você a realizar esse importante trabalho, vamos apresentar algumas dicas sobre como montar um controle eficiente das contas a receber e das contas a pagar.

1. Escolha entre o controle no papel e o controle digital

Um passo inicial é escolher como será feito o controle de pagamentos e recebimentos. Tradicionalmente, esse controle é feito no papel, em planilhas comuns ou livros específicos. Essa, certamente, é uma solução, mas vale a pena também considerar algumas opções digitais.

O Excel já representa um avanço em relação aos livros comuns. Ele permite o cálculo automático a partir de fórmulas predefinidas. Além disso, existem atualmente aplicativos que ajudam no controle financeiro, dividindo e categorizando pagamentos e recebimentos.

Há, inclusive, plataformas na nuvem que permitem um controle preciso sobre o que entra e o que sai de seu consultório. É possível, também, combinar duas formas, como trabalhar com planilhas e com um aplicativo para acompanhamento.

2. Registre os dados de todas as partes envolvidas

Outra ação importante para o controle de pagamentos e recebimentos é o registro relacionado a todas as partes envolvidas, ou seja, clientes (pacientes), fornecedores, funcionários e instituições financeiras.

Por exemplo, o consultório deve conter as informações mais relevantes sobre cada paciente que frequenta o local, como nome, endereço, RG/CPF, e-mail, celular, cartão de crédito (se necessário) e outros.

Esse registro permitirá identificar, com mais facilidade, de quem o consultório deverá receber e a quem deverá pagar individualmente. Assim, será mais fácil controlar e evitar a inadimplência dos pacientes e do próprio consultório.

Todavia, é preciso tomar cuidado ao tratar os dados de terceiros. De acordo com a LGPD, o proprietário dos dados deve dar seu consentimento para uso de seus dados pessoais, especialmente para receber informativos e promoções.

3. Separe os dados referentes a pagamentos e a recebimentos

Outro ponto importante é a separação dos dados referentes a pagamentos e a recebimentos. Uma forma de fazer essa separação é categorizando, ou seja, usando grupos para as fontes de receitas e as fontes de despesas.

As entradas (recebimentos), em um consultório, se originam de seus pacientes. Mas nada impede que, como algumas empresas fazem, se faça algum tipo de investimento financeiro para auferir alguma rentabilidade. As saídas (pagamentos) se relacionam com a compra dos materiais e equipamentos médicos/odontológicos necessários, as despesas administrativas, o salário dos funcionários, contas de água e luz, entre outras.

Perceba que essa dica se relaciona com a anterior. Por exemplo: o valor das consultas, que representam a principal fonte de receita, varia conforme o tipo de atendimento e cada paciente paga conforme o atendimento recebido.

Em relação aos pagamentos, podemos citar como fontes de despesas:

• fornecedores de produtos: empresas que fornecem equipamentos, materiais de trabalho, uniformes, materiais de limpeza e outros;
• fornecedores de serviços: companhias de água e luz, operadora de internet, operadora de telefonia, escritórios de contabilidade e de advocacia e demais serviços terceirizados;
• governo: impostos, taxas, contribuições;
• funcionários: salários, encargos e benefícios;
• instituições financeiras/bancos: empréstimos ou financiamentos.

4. Organize as datas de planejamento no controle de pagamentos e recebimentos

Outra dica relevante é organizar as datas de planejamento para que coincidam com o fluxo financeiro do consultório, ou seja, com as datas de entradas e de saídas.

É importante considerar seu consultório como uma empresa que precisa de organização financeira e que precisa de planejamento para ser bem sucedido. O gestor do consultório deve fazer projeções de modo a identificar as melhores datas para pagamentos e investimentos.

Um consultório não sofre, em geral, com o que se chama “sazonalidade”, mas podem existir épocas de maior demanda dos pacientes. Digamos que, durante o Novembro Azul, uma quantidade maior de homens se disponha a fazer o exame de próstata.

A busca por prevenção hoje é mais recorrente que há alguns anos. Dessa maneira, não são todos que esperam ficar doentes para procurar ajuda médica. A prevenção é válida para todos. Mas pessoas que já sofrem de alguma doença ou têm tendência a algum problema de saúde, bem como indivíduos de certa idade, devem ficar atentos à realização de exames preventivos.

Enfim, um bom planejamento nesse sentido ajuda a evitar que as datas de pagamentos antecedam as datas de recebimentos.

5. Centralize as soluções em uma instituição financeira

Para efetivar um bom controle de pagamentos e recebimentos, é importante que o consultório selecione uma instituição que ofereça condições financeiras satisfatórias e diferenciadas.

Quando falamos de investimentos e empréstimos, é bom considerar taxas de juros mais acessíveis. Os juros da maioria das instituições financeiras certamente causam um impacto negativo nas despesas. Para alguns economistas, os juros bancários no Brasil são “caso de polícia”.

Para evitar esse problema, as cooperativas de crédito são ótimas opções e possuem boas projeções para o futuro. Elas oferecem serviços variados e condições especiais que vão ajudar na economia de dinheiro e na gestão de despesas.

6. Utilize ferramentas que facilitam os pagamentos

Invista em ferramentas que facilitam o pagamento das consultas. É uma forma de controlar e minimizar a inadimplência. A possibilidade de pagar com cartão de crédito deve ser oferecida. Assim, seu consultório deve ter a famosa “maquininha”. Boa parte dos consultórios modernos já oferece essa opção.

Outra sugestão é a possibilidade de pagamento instantâneo através do PIX, que é uma transferência sem ônus nenhum para quem paga (o processo é gratuito em qualquer instituição).

Além disso, é possível aproveitar a internet para promover os pagamentos. Seu consultório pode disponibilizar links seguros para que os pacientes efetivem suas consultas.

O link de pagamento é um link que é enviado ao cliente. Basta a pessoa clicar nele que será direcionada para uma página de checkout da plataforma de gateway (como o Unicred Pay). Nessa página, o cliente seleciona a melhor forma de realizar o pagamento, como boleto bancário, transferência bancária, PIX, cartão de crédito (em uma ou mais parcelas) e outras.

Essas dicas vão ajudar a realizar um controle de pagamentos e recebimentos mais preciso. Desse modo, fica mais fácil minimizar inadimplências dos dois lados, ou seja, nem seu consultório tem prejuízos com consultas não pagas, nem deixa de saldar suas dívidas dentro do prazo.

Gostou das nossas dicas? Aproveitamos para convidar você a nos seguir no Facebook e no Instagram! Visite nossos perfis e confira nossas publicações.

LEIA TAMBÉM